Universitas Gadjah Mada (UGM) menerima kunjungan kerja delegasi Universitas Sriwijaya (Unsri) di Gedung Pusat UGM, Yogyakarta, pada Senin (11/5). Pertemuan strategis ini menjadi momentum penting bagi kedua institusi pendidikan tinggi tersebut untuk mendiskusikan kerangka kerja transformasi tata kelola universitas, terutama pasca-perubahan status Universitas Sriwijaya menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN-BH). Fokus utama diskusi mencakup pengembangan sistem informasi terintegrasi, manajemen keuangan yang transparan, efisiensi pengadaan barang dan jasa, hingga adopsi teknologi dalam mendukung ekosistem digital kampus.
Perubahan status menjadi PTN-BH menuntut perguruan tinggi untuk memiliki kemandirian finansial dan fleksibilitas manajemen yang lebih tinggi. Bagi Universitas Sriwijaya, transisi ini membawa tantangan baru dalam menyelaraskan sistem operasional yang selama ini terfragmentasi menjadi satu kesatuan sistem yang terintegrasi dan akuntabel. Kunjungan ini merupakan langkah konkret Unsri untuk mengadopsi praktik terbaik (best practices) yang telah diterapkan UGM selama lebih dari satu dekade dalam mengelola otonomi institusi melalui digitalisasi.
Menakar Jejak Digital UGM sebagai PTN-BH
Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Keuangan UGM, Prof. Dr. Supriyadi, M.Sc., memaparkan bahwa perjalanan UGM dalam membangun sistem tata kelola tidak terjadi dalam waktu singkat. Menurutnya, pengalaman UGM selama lebih dari 10 tahun melakukan transformasi digital membuktikan bahwa keberhasilan sebuah sistem tidak hanya bergantung pada perangkat lunak, tetapi juga pada kesiapan regulasi dan adaptasi sumber daya manusia.
"Proses transformasi digital di lingkungan universitas tidak dapat dilakukan secara instan. Kami membutuhkan waktu satu dekade untuk membenahi sistem agar seluruh layanan akademik dan administrasi benar-benar terhubung," ujar Prof. Supriyadi. Ia menekankan bahwa tantangan terbesar adalah mengintegrasikan lintas unit kerja yang memiliki karakteristik layanan berbeda-beda. Integrasi ini menjadi fondasi bagi PTN-BH untuk menjaga akuntabilitas keuangan dan efisiensi operasional di bawah regulasi yang lebih fleksibel namun tetap menuntut standar audit yang ketat.
Strategi Akselerasi Transformasi Universitas Sriwijaya
Di sisi lain, Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, Pengadaan, dan Logistik Universitas Sriwijaya, Prof. Dr. Bernadette Robiani, M.Sc., mengakui bahwa institusinya saat ini sedang berada pada fase krusial penyesuaian pasca-perubahan status. Kebutuhan untuk membangun sistem informasi terintegrasi menjadi urgensi bagi Unsri guna menyatukan layanan keuangan, manajemen aset, perpajakan, dan pengadaan barang/jasa yang selama ini masih berjalan secara terpisah.
Untuk mempercepat target tersebut, Unsri telah membentuk tim lintas bidang yang melibatkan tenaga ahli teknologi informasi, keuangan, aset, serta unit pengadaan. Tim ini telah bekerja secara intensif selama satu bulan terakhir dengan melibatkan kolaborasi dosen dan mahasiswa bidang TI. "Kami melihat UGM sebagai rujukan utama karena sistem informasinya sudah sangat matang. Kami perlu membangun ekosistem yang terintegrasi untuk mengejar ketertinggalan dan memenuhi tuntutan akuntabilitas PTN-BH," jelas Prof. Bernadette.
Simaster: Ekosistem Digital Terpadu UGM
Direktur Direktorat Teknologi Informasi UGM, Prof. Dr. Ir. Ridi Ferdiana, S.T., M.T., IPM, menjelaskan bahwa kunci keberhasilan UGM terletak pada pengembangan Sistem Informasi Manajemen Terpadu atau yang dikenal dengan Simaster. Sistem ini berfungsi sebagai single gateway bagi seluruh sivitas akademika, mulai dari dosen, mahasiswa, hingga tenaga kependidikan.
Simaster memanfaatkan konsep single sign-on (SSO), di mana pengguna hanya memerlukan satu akun untuk mengakses seluruh layanan kampus, mulai dari administrasi akademik, pembayaran UKT, data kepegawaian, hingga pelaporan keuangan. Selain integrasi data, UGM juga telah mengimplementasikan teknologi hybrid cloud, data warehouse, dan layanan open data.
Lebih lanjut, UGM kini tengah merambah fase intelligent university. Prof. Ridi menjelaskan bahwa pengembangan sistem di masa depan akan berfokus pada pemanfaatan kecerdasan buatan (artificial intelligence) dan Internet of Things (IoT). "Kami sedang memperkuat infrastruktur data dan server AI. Tujuannya adalah untuk mendukung pengambilan keputusan berbasis data yang lebih akurat dan real-time," tambahnya. Contoh nyata dari integrasi IoT ini adalah sistem transportasi hijau melalui sepeda kampus dan sistem akses kendaraan yang terhubung langsung dengan Simaster.
Transformasi Keuangan: Efisiensi melalui Digitalisasi
Dalam sektor keuangan, efisiensi menjadi dampak yang paling dirasakan setelah sistem terintegrasi. Direktur Direktorat Keuangan UGM, Prof. Syaiful Ali, MIS., Ph.D., menjelaskan bahwa sistem keuangan UGM saat ini telah terhubung secara host-to-host dengan berbagai mitra perbankan.
"Dahulu, proses pembayaran dan administrasi keuangan memerlukan waktu hingga tiga atau empat hari kerja. Kini, dengan sistem yang terintegrasi, transaksi bisa selesai dalam waktu satu hari. Semua tercatat otomatis, transparan, dan dapat diaudit dengan mudah," ungkap Prof. Syaiful. Sistem ini juga mencakup pengelolaan rekening virtual, e-billing, hingga pembayaran berbasis e-wallet. Bahkan, birokrasi persetujuan pembayaran kini telah beralih ke sistem daring, meminimalisir ketergantungan pada dokumen fisik yang rentan terhadap kehilangan dan keterlambatan.
Penguatan Akuntabilitas melalui Sipintar
Sektor pengadaan barang dan jasa, yang sering kali menjadi area paling rentan terhadap penyimpangan, juga telah mengalami perombakan besar di UGM melalui platform bernama Sipintar. Kepala Kantor Pengadaan UGM, Teguh Sudibyo, S.T., M.T., Ph.D., menjelaskan bahwa Sipintar mengintegrasikan perencanaan, data rekanan, e-katalog, hingga monitoring pembayaran.
"Arahan pimpinan adalah seluruh pengadaan harus berbasis e-katalog. Ini dilakukan untuk menjamin transparansi dan meminimalkan potensi fraud," kata Teguh. Ia mengakui bahwa tantangan tersulit bukanlah pada teknologinya, melainkan pada perubahan budaya kerja (habit) para pengelola pengadaan di setiap unit kerja. Oleh karena itu, UGM secara bertahap membatasi transaksi manual dan memaksa setiap unit untuk beralih ke sistem elektronik. Langkah ini dinilai sebagai bentuk pengawasan preventif yang paling efektif dalam tata kelola PTN-BH.
Implikasi dan Masa Depan Tata Kelola PTN-BH
Kunjungan delegasi Universitas Sriwijaya ke UGM memberikan gambaran luas tentang kompleksitas transformasi menjadi PTN-BH. Secara faktual, transisi ini bukan sekadar perubahan status hukum, melainkan sebuah restrukturisasi total atas cara universitas beroperasi.
Analisis terhadap proses ini menunjukkan tiga implikasi utama bagi perguruan tinggi di Indonesia:
- Standarisasi Data: Integrasi sistem memerlukan standar data yang sama antar unit. Tanpa standarisasi, sistem informasi hanyalah kumpulan aplikasi yang tidak saling berbicara.
- Budaya Digital: Investasi pada perangkat lunak mahal tidak akan berarti tanpa kesiapan SDM untuk meninggalkan pola kerja manual.
- Akuntabilitas Publik: Sebagai PTN-BH, perguruan tinggi dituntut untuk lebih transparan karena memiliki otonomi lebih besar dalam mengelola dana masyarakat dan negara.
Dengan mengadopsi model yang dikembangkan UGM, Universitas Sriwijaya diharapkan dapat mempercepat akselerasi tata kelola mereka. Sinergi antarperguruan tinggi negeri ini tidak hanya memperkuat posisi masing-masing institusi dalam persaingan global, tetapi juga memastikan bahwa transformasi digital benar-benar memberikan manfaat bagi peningkatan kualitas layanan pendidikan tinggi di Indonesia. Ke depan, kolaborasi semacam ini diharapkan menjadi tren positif bagi universitas-universitas lain yang sedang atau akan melakukan transisi menuju PTN-BH, menciptakan ekosistem pendidikan tinggi yang lebih efisien, transparan, dan berbasis teknologi mutakhir.
